新版企業(yè)郵箱歸檔說明及使用方法

背景

電子郵件作為企業(yè)溝通內(nèi)外的手段，隨著使用率的不斷提升，企業(yè)將郵件數(shù)據(jù)視作重點(diǎn)保護(hù)對象。相較于以往的電子郵件多以備份為主，使得企業(yè)浪費(fèi)了大量存儲資源和后續(xù)的數(shù)據(jù)調(diào)閱時間，大大增加了企業(yè)的營運(yùn)成本和風(fēng)險。通過郵件歸檔，可以大大的降低營運(yùn)成本和風(fēng)險，從而可以有效的長期保存并使用電子郵件，用戶可以自主選擇是否開啟郵件歸檔功能，并可以基于郵箱帳號、發(fā)件人、收件人、關(guān)鍵字和時間區(qū)間進(jìn)行查詢，提供查詢結(jié)果的導(dǎo)出和甚至于作為有效的法律依據(jù)。且郵件歸檔是對企業(yè)用戶郵箱在業(yè)務(wù)開展過程中，對郵件內(nèi)容進(jìn)行集中歸檔，并根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行一定時期的保留，在需要的時候可以通過對歸檔郵件的查找，并可以導(dǎo)出需要的郵件，獲取歷史郵件信息或者用作訴訟證據(jù)。

概述

在此背景下，阿里郵箱推出了“郵件歸檔服務(wù)”，對郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行在線歸檔、分類管理、歸檔郵件查詢、郵件數(shù)據(jù)長期保存。

塞班斯法案-奧克斯利法案

薩班斯-奧克斯利法案是美國立法機(jī)構(gòu)根據(jù)安然有限公司、世界通訊公司等財(cái)務(wù)欺詐事件破產(chǎn)暴露出來的公司和證券監(jiān)管問題所立的監(jiān)管法規(guī)，簡稱《SOX法案》或《索克思法案》。

美國出臺的《塞班斯法案》本質(zhì)上是為了保護(hù)在證券市場上的投資者，而最初的郵件歸檔正式參考了塞班斯法案對企業(yè)電子郵件存檔相關(guān)舉措，隨著市場和監(jiān)管體制的不斷完善，電子郵件來往的實(shí)時記錄和長久保存以及不被篡改的歸檔服務(wù)，為企業(yè)帶來了可靠的數(shù)據(jù)依存，甚至郵件可以成為法律證據(jù)。

中國塞班斯法

為了保證數(shù)據(jù)信息的完整性和可用性，2005年國家檔案局發(fā)布相關(guān)文檔，規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。以及2008年6月28日，國家財(cái)政部、證監(jiān)會、審計(jì)署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，強(qiáng)烈規(guī)范企業(yè)單位必須提供保存營運(yùn)資料以及降低營運(yùn)風(fēng)險相關(guān)措施。

1、開通郵件歸檔功能

付費(fèi)的企業(yè)用戶可免費(fèi)使用阿里郵箱的郵件歸檔服務(wù)，僅歸檔管理員可以開啟/關(guān)閉郵件歸檔功能，以及進(jìn)行歸檔郵件的查詢，歸檔三方接口開啟等，postmaster賬號默認(rèn)情況下沒有歸檔功能相關(guān)權(quán)限，超級管理員可以給用戶分配歸檔管理員權(quán)限，創(chuàng)建歸檔管理員，超級管理員或者歸檔管理員可以通過“統(tǒng)計(jì)與日志-歸檔日志查詢”，進(jìn)行審計(jì)日志的查詢。

①郵件歸檔服務(wù)默認(rèn)關(guān)閉，需登錄歸檔管理員賬戶，進(jìn)去管理后臺-“郵件歸檔”-選擇“歸檔郵件管理”-打開“郵件歸檔服務(wù)”。

②歸檔信息概要

可開通歸檔郵箱：企業(yè)可以開通郵件歸檔服務(wù)的郵箱總數(shù)

已開通歸檔郵箱：企業(yè)已經(jīng)開通郵件歸檔服務(wù)的郵箱數(shù)

歸檔保留年限：郵件歸檔服保存年限默認(rèn)5年

上次開啟時間：郵件歸檔服務(wù)最近一次開啟時間

上次關(guān)閉時間：郵件歸檔服務(wù)最近一次關(guān)閉時間

歸檔管理員：郵件歸檔服務(wù)管理員名稱

歸檔狀態(tài)：歸檔服務(wù)目前所處狀態(tài)

③查詢歸檔郵件

查詢歸檔郵件：進(jìn)入域管理界面，點(diǎn)擊“高級應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”，輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時間范圍，點(diǎn)擊查詢即可

查詢條件解釋：

歸檔郵箱：指查詢歸檔的郵箱帳號，這是必填項(xiàng)；

發(fā)件地址：歸檔郵件的發(fā)件人；

收件地址：歸檔郵件的收件人；

關(guān)鍵字：搜索郵件的關(guān)鍵字條件，通過“搜索關(guān)鍵字范圍”限定范圍；

時間范圍：搜索的歸檔郵件的時間范圍；

關(guān)鍵字范圍：可以選擇主題，正文，附件標(biāo)題；

郵箱狀態(tài)：對于重名的歸檔郵箱，比如以前的歸檔帳號離職了，帳號刪除后，又建了一個一樣賬號的郵箱，通過該狀態(tài)刪除時間進(jìn)行區(qū)別；

④．查看、導(dǎo)出歸檔郵件

查看歸檔郵件：進(jìn)入域管理界面，點(diǎn)擊“高級應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”，輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時間范圍，根據(jù)收發(fā)件地址、關(guān)鍵字進(jìn)行查詢后，點(diǎn)擊查看即可看到郵件具體內(nèi)容

⑤．管理設(shè)置歸檔賬號POP3密碼

設(shè)置POP3密碼：進(jìn)入域管理界面，點(diǎn)擊“高級應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“三方歸檔對接”-開啟“郵件歸檔POP3服務(wù)”-輸入密碼-點(diǎn)擊“保存”

⑥.歸檔日志查詢

查詢歸檔日志：進(jìn)入域管理界面，點(diǎn)擊“統(tǒng)計(jì)與日志”-“行為查詢”-“歸檔日志查詢”，選擇管理員和時間范圍，根據(jù)關(guān)鍵字和操作類型進(jìn)行精準(zhǔn)查詢

說明

 1)  郵件歸檔保存時效

阿里企業(yè)郵箱歸檔服務(wù)有效期5年，即在郵箱服務(wù)內(nèi)的用戶，郵件歸檔最長保存近5年，超過期限的歸檔郵件會被自動刪除。歸檔服務(wù)隨郵箱服務(wù)終止，所有歸檔郵件會被刪除，不再繼續(xù)保存

2)歸檔細(xì)則

·單獨(dú)發(fā)送的郵件只歸檔一封郵件

·同時給多人發(fā)送的郵件只歸檔一封

·分別給多人發(fā)送的郵件歸檔多封

·監(jiān)控的郵件不歸檔

·自動轉(zhuǎn)發(fā)、自動回復(fù)、垃圾郵件進(jìn)行歸檔

·規(guī)則自動刪除郵件進(jìn)行歸檔

·系統(tǒng)通知郵件進(jìn)行歸檔

·外發(fā)限制的用戶給外域賬號或內(nèi)部賬號發(fā)郵件，發(fā)送成功的進(jìn)行歸檔

·外域給外收限制外收限制賬戶發(fā)郵件，未接收成功的不歸檔

·刪除或被禁用的郵箱賬戶中的郵件依然被歸檔聲明：本文由收集整理的《新版企業(yè)郵箱歸檔說明及使用方法》，如轉(zhuǎn)載請保留鏈接:http://www.parisetsinger.com/news_in/2475