阿里企業郵箱歸檔功能介紹

阿里企業郵箱推出的“郵件歸檔服務”，可對郵件數據進行在線歸檔、分類管理、歸檔郵件查詢、郵件數據長期保存。歸檔郵件作為郵件審計的功能，具有法律效應。

1、購買/開通功能

付費的企業用戶可免費使用阿里郵箱的郵件歸檔服務。僅歸檔管理員可以開啟/關閉郵件歸檔功能，以及進行歸檔郵件的查詢，歸檔三方接口開啟等。超級管理員Postmaster默認情況下沒有歸檔功能相關權限，超級管理員可以給用戶分配歸檔管理員權限，創建歸檔管理員，超級管理員或者歸檔管理員可以通過“統計與日志-歸檔日志查詢”，進行審計日志的查詢。

郵件歸檔服務默認關閉，需登錄歸檔管理員賬戶，進去域管理-“郵件歸檔”-選擇“歸檔郵件管理”-打開“郵件歸檔服務”。

2、歸檔信息概要

l 可開通歸檔郵箱：企業可以開通郵件歸檔服務的郵箱總數。

l 已開通歸檔郵箱：企業已經開通郵件歸檔服務的郵箱數。

l 歸檔保留年限：郵件歸檔服保存年限默認5年。

l 上次開啟時間：郵件歸檔服務最近一次開啟時間。

l 上次關閉時間：郵件歸檔服務最近一次關閉時間。

l 歸檔管理員：郵件歸檔服務管理員名稱。

l 歸檔狀態：歸檔服務目前所處狀態。

3、查詢歸檔郵件

查詢歸檔郵件：進入域管理界面，點擊“高級應用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”，輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時間范圍，點擊查詢即可。

（注：考慮到權限分立，需要分級管理員才能進行查詢歸檔郵件，postmaster賬號不能查詢）

查詢條件解釋：

歸檔郵箱：指查詢歸檔的郵箱帳號，這是必填項；

發件地址：歸檔郵件的發件人；

收件地址：歸檔郵件的收件人；

關鍵字：搜索郵件的關鍵字條件，通過“搜索關鍵字范圍”限定范圍；

時間范圍：搜索的歸檔郵件的時間范圍；

關鍵字范圍：可以選擇主題，正文，附件標題；

郵箱狀態：對于重名的歸檔郵箱，比如以前的歸檔帳號離職了，帳號刪除后，又建了一個一樣賬號的郵箱，通過該狀態刪除時間進行區別；

4、查看歸檔郵件

查看歸檔郵件：進入域管理界面，點擊“高級應用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”，輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時間范圍，根據收發件地址、關鍵字進行查詢后，點擊查看即可看到郵件具體內容。

5、歸檔郵件導出

查看歸檔郵件：進入域管理界面，點擊“高級應用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”，輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時間范圍，根據收發件地址、關鍵字進行查詢后，點擊導出即可。

6、查詢歸檔日志

查看歸檔郵件：進入域管理界面，點擊“統計與日志”--“查詢歸檔日志”，選擇管理員和時間范圍，根據關鍵字和操作類型進行精準查詢。

7、管理設置歸檔賬號POP3密碼

設置POP3密碼：進入域管理界面，點擊“高級應用”-“郵件歸檔”-“三方歸檔對接”-開啟“郵件歸檔POP3服務”-輸入密碼嗎-點擊“保存”。

特殊說明

    1)  郵件歸檔保存時效

阿里郵箱歸檔服務有效期5年，即在郵箱服務內的用戶，郵件歸檔最長保存近5年，超過期限的歸檔郵件會被自動刪除。歸檔服務隨郵箱服務終止，所有歸檔郵件會被刪除，不再繼續保存。

    2) 歸檔細則

l 單獨發送的郵件只歸檔一封郵件

l 同時給多人發送的郵件只歸檔一封

l 分別給多人發送的郵件歸檔多封

l 監控的郵件不歸檔

l 自動轉發、自動回復、垃圾郵件進行歸檔

l 規則自動刪除郵件進行歸檔

l 系統通知郵件進行歸檔

l 外發限制的用戶給外域賬號或內部賬號發郵件，發送成功的進行歸檔

l 外域給外收限制外收限制賬戶發郵件，未接收成功的不歸檔

l 刪除或被禁用的郵箱賬戶中的郵件依然被歸檔

l 用戶刪除的郵件依然被歸檔

l 只有管理員可以查看歸檔郵件，關閉郵件歸檔服務后，用戶新郵件將不再歸檔保存，歷史歸檔的郵件在歸檔期限內會保存。

l 郵件歸檔服務可下載/批量下載和查看郵件

l 郵件歸檔服務不支持下載及查看歸檔郵件中的附件，不可刪除歸檔郵件

l 支持歸檔服務的操作日志記錄

l 支持第三方歸檔服務